En el anterior artículo (parte 1) intentaba trasladar la idea de que con mucha frecuencia la información no deviene en conocimiento.

En el presente artículo quiero abordar el (ERROR_2) NO ofrecer respuesta rápida a las cuestiones que se plantean.

Los clientes siempre nos proponen retos y esa es precisamente una de las partes que más me gustan de mi trabajo.

Uno de nuestros clientes, en este caso del sector pharma, nos planteó que ellos analizaban la evolución de las ventas a nivel mensual, cuatrimestral (últimos cuatro meses), acumulado en el año fiscal y TAM. Eso les permitía tener una visión más clara de la situación ya que, por ejemplo, las ventas de un comercial o producto podrían haber sufrido un descenso respecto al mismo mes del año anterior, pero al analizar los últimos cuatro meses en conjunto respecto a los mismos cuatro meses del ejercicio anterior quizás el resultado era positivo. O podría ocurrir que habiendo decrecido las ventas tanto el último mes como los últimos cuatro meses el acumulado del año fiscal tuviera saldo positivo por la influencia de anteriores cuatrimestres. Finalmente, el TAM les mostraba las ventas de los últimos 12 meses comparada con los 12 precedentes. Está claro que eso les da mayor perspectiva, porque no es lo mismo “pinchar” viniendo de una dinámica positiva que acumular pinchazo tras pinchazo.

La mayoría se limitaría a consultar el % de cumplimentación de las ventas, pero eso únicamente nos muestra la situación actual sin analizar si estamos en una dinámica positiva o negativa.

La hoja de cálculo que mostraba estos datos era lo más parecido a una “sábana” por su tamaño: Área Geográfica, % Total, Ventas período, % +/- período Anterior, +/- Ventas período Anterior,..

Solo esto, en los cuatro períodos planteados, ya representaban ¡veinte columnas!

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¿Imagináis que en el transcurso de una reunión nos requiriesen, por ejemplo:

–     ¿En qué áreas vamos mal?

A ver…, la columna % +/- Mes Año Anterior, ahora la del cuatrimestre, más a la derecha la del acumulado y finalmente el TAM. Ahora la siguiente área, (tic-tac, tic-tac, …)

–     ¿De qué producto has dicho? Ah, ¿la suma de esos dos? (tic-tac, tic-tac, …)

Al llegar a este punto siempre tengo que explicar que no soy enemigo de las tablas o hojas de cálculo. Son necesarias y, probablemente, acabaremos en ellas para encontrar un detalle concreto, pero considero que no deben ser la base de nuestro trabajo diario: ni son manejables por tamaño, ni resulta sencillo descubrir tendencias, ni son apropiadas para consultar en dispositivos móviles y, además, conducen a multitud de errores (“ay, no, perdona, estaba mirando una columna/fila que no es”). ¿Os suena?

«En toda empresa hay que enfrentarse todos los días, todos, a preguntas complejas, pero debemos asegurarnos de que la búsqueda de respuestas resulte sencilla. «

 

–     “Vale, listillo ¿y tú cómo lo harías?”

–     Yo, así

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Un sencillo gráfico de barras apiladas que muestra las columnas con el delta de las ventas de los cuatro períodos analizados respecto al período anterior (mes, cuatrimestre, acumulado y TAM, cada uno en un color) . El tamaño de las barras indica cuánto han crecido/decrecido las ventas.

Veréis que el gráfico está en horizontal con lo que el eje vertical representa el 0.

·        Así, todo lo que está a la derecha del eje “VA BIEN” (crecimiento positivo).

·        Solo he de “prestar atención” a lo que queda a la izquierda (gestión por excepción).

Galicia y Madrid_1, por ejemplo, han pinchado este último mes (color azul), pero a nivel de cuatrimestre, acumulado en el año fiscal y TAM van bien, están creciendo respecto a los períodos anteriores.

Madrid_2 está pinchando en el último mes y en el cuatrimestre. El acumulado y el TAM todavía están en positivo, pero parece indicar que hemos entrado en una dinámica negativa que será necesario analizar en más profundidad (quizás solo afecta a un producto, han aumentado las devoluciones, se da alguna circunstancia personal a tener en cuenta…).

Además, muchos programas nos permitirán añadir un “bocadillo”, por lo que situando el cursor sobre el área de Madrid_1 podemos ver que este último mes ha vendido -6.536€ (-12,9%) respecto del mismo mes del año anterior, pero en el cuatrimestre acumula 12.005€ más, y en el TAM 62.641€ más.

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–     ¿Cuánto he tardado en responder?

Llegados a este punto del artículo los amantes de la tecnología ya se han dejado ir y están pensando dónde pueden aplicar algo parecido y con qué software hemos debido hacerlo, pero eso, siendo importante, no es el foco de este artículo.

«Disponer de buenas herramientas es muy importante, repensar los modelos que creamos con ellas y no limitarnos al «siempre se ha hecho así» es imprescindible, pero contar con el equipo humano adecuado sigue resultando fundamental.»

En este caso el equipo humano incluyó tanto al personal de nuestro cliente, que tenían muy claro lo que querían hacer y por qué, como al personal de Query, Consulting & Software que intentó crear un modelo que ofreciera respuesta rápida a las cuestiones que se plantearan.

 

En Query, Consulting & Software, S.L., ofrecemos BI como Servicio, esto es, a cambio de una cuota mensual nos ocupamos del desarrollo, mantenimiento, soporte, y evolución de sus necesidades de inteligencia de negocio. ¿Hablamos?