Los informes de ventas son un elemento de análisis imprescindible en cualquier empresa. Sin un adecuado análisis de las ventas nuestras probabilidades de éxito se verán muy reducidas, ya que no sabremos si las distintas acciones que llevamos a cabo están resultando efectivas.
Todas las empresas acumulan datos, datos relativos a mercados, a objetivos, a ventas, a productos, a períodos, … miles de datos y variables pueden ser estudiados y utilizados para conocer las fortalezas propias, y por supuesto, las debilidades. Esos datos, una vez procesados (corregidos, categorizados, calculados, agregados…), se convierten en información. Pero (ERROR_1) con mucha frecuencia esa información no deviene en conocimiento.
Pongamos el típico ejemplo que muestra las ventas mensuales de un determinado comercial o producto en su versión más básica:
¿Cómo evolucionan las ventas, bien o mal? Las cifras de venta pueden experimentar grandes oscilaciones a lo largo del año debido a los datos estacionales o a efectos puntuales sobre la actividad, así que hasta aquí poco conocimiento podemos obtener, más allá de que marzo es el mes con menos ventas y noviembre el mes con mayores ventas, ¿pero, debemos preocuparnos o, por el contrario, vamos a mejor?.
El simple estudio de los resultados mensuales no puede ser suficiente para proporcionarnos datos directos sobre las tendencias en las ventas.
Para lograrlo, utilizaremos el conocido como “gráfico Z” y los datos del TAM.
«con mucha frecuencia la información no deviene en conocimiento»
Un gráfico Z no es un tipo de gráfico especial, se trata de un sencillo gráfico de líneas que nos muestra simultáneamente las ventas mensuales, el acumulado de ventas y el TAM.
El TAM se calcula sumando las ventas de los últimos 12 meses, esto es, el mes actual más las acumuladas de los 11 meses anteriores. El TAM absorbe las variaciones estacionales mostrando un dato de evolución más estable y fácil de analizar y, además, puede ser utilizado tanto para el análisis de las ventas de un solo comercial como de una zona geográfica, de una o varias familias de artículos o del total de las ventas de la empresa.
Además, más allá de que el año fiscal en nuestra empresa empiece en enero o septiembre e independientemente del mes en el que estemos (quizás solo estamos en el segundo mes de nuestro año fiscal), como siempre estamos analizando los últimos 12 meses podemos ir visualizando si se producen correcciones en la tendencia.
Resulta evidente por qué se le llama gráfico Z, y es precisamente la forma de la Z la que nos indica de forma rápida y muy visual si nuestras ventas están creciendo, están estancadas o decrecen.
NOTA: Sí, ya sé que alguien puede concluir que bastaría con comparar los resultados de ventas con los objetivos del período, pero ¿podemos asegurar que esos objetivos eran realistas? ¿son alcanzables?. De los objetivos comerciales hablaré en otro artículo.
En cualquier caso, con ese gráfico Z resulta posible analizar la evolución de las ventas en un periodo lo bastante amplio para extraer conclusiones. Porque, aunque pudiéramos estar por debajo de los objetivos marcados para un comercial, familia de productos o artículo concreto, no es lo mismo venir de una dinámica positiva (estamos mejorando nuestros resultados de forma sostenida) que estar estancados o incluso inmersos en una dinámica negativa (estamos por debajo de objetivos y seguimos cayendo).
He elegido este ejemplo con la única intención de ilustrar la idea de que información no es igual a conocimiento (y la distancia que separa a una de otro a veces es pequeña). En demasiadas ocasiones he visto hojas de cálculo o tablas con decenas de columnas y miles de filas que únicamente actúan como repositorios de información y no como recursos de conocimiento.
Cuando creamos nuestros informes y/o cuadros de mando debemos pensar detenidamente cómo conviene representar la información para que resalte de forma muy visual aquella información más relevante.
En Query, Consulting & Software somos expertos en Data Analytics y podemos ayudarte en la definición, diseño e implementación de tu cuadro de mandos. ¡Contáctanos!
