La automatización de procesos robóticos (RPA) es un tema muy interesante y cada vez más relevante en la actualidad, que está transformando los procesos de las empresas y la manera en que éstas hacen negocios.
Índice de Contenidos
¿Qué es RPA?
La automatización de procesos robóticos (RPA) es una tecnología que utiliza robots software para realizar tareas repetitivas y rutinarias.
Estos robots pueden interactuar con aplicaciones de software, bases de datos, sistemas de correo electrónico y otras fuentes de información.
RPA se basa en reglas predefinidas para automatizar procesos, lo que significa que el software puede realizar tareas complejas y repetitivas de forma rápida y precisa, agilizando el trabajo y reduciendo el riesgo de errores.
RPA permite dejar en manos de un robot software tareas simples y repetitivas como iniciar sesiones, mover archivos y carpetas, rellenar formularios, copiar y pegar datos o extraer datos de documentos, sistemas y páginas web, etc., para incluirlos en una aplicación.
Presentación del caso
En el mundo empresarial actual, el procesamiento de facturas es una tarea crucial, pero puede ser extremadamente tedioso y propenso a errores. Para una empresa, el manejo manual de correos electrónicos de proveedores y el procesamiento de facturas puede ser muy costoso en términos de tiempo y recursos.
Entonces, ¿estamos hablando únicamente de tiempo y dinero? Sigue leyendo y decídelo tú mismo.
La empresa, cliente nuestro, recibe mensualmente una media de 1.500 correos electrónicos de proveedores con 2.000 ficheros de facturas para procesar. Y la tendencia es al alza.
Además, cada proveedor envía las facturas en un formato de archivo diferente, lo que dificulta aún más la tarea.
El tiempo medio estimado necesario para procesar cada factura manualmente era de 2 minutos. Esto arroja un tiempo total necesario para procesar las facturas de 66 horas y 40 minutos al mes.
Esto significa que una persona, sin contar interrupciones, descansos u otras tareas administrativas (como escribir un mail, preparar un informe o atender el teléfono) necesitaba más de una semana y media cada mes para procesar esas facturas, lo que era una carga significativa de trabajo.
Problemas específicos
El problema que enfrentaba la empresa era la gestión de correos electrónicos de proveedores que contenían facturas adjuntas en diferentes formatos, incluidos PDF y JPEG. Además, algunos correos electrónicos incluían otros ficheros adjuntos que no eran facturas, como pedidos, imágenes JPEG y otros documentos.
Cada proveedor indicaba el número de factura de manera diferente, ya fuera en el asunto o en el nombre del archivo adjunto. Asimismo, en ocasiones, el número de factura en SAP no coincidía con el número de factura que aparecía en el correo electrónico o el fichero debido a problemas de formato y/o número de caracteres, lo que dificultaba la búsqueda de la factura correspondiente.
Igualmente, había correos electrónicos en los que el proveedor adjuntaba más de una factura.
El auténtico problema oculto
Normalmente, cuando nos referimos a las ventajas de RPA solemos hacer referencia a la mejora de la eficiencia debido a la reducción de errores humanos, al aumento de la productividad, a la rebaja en los costes de las tareas automatizadas y/o al tiempo que esas automatizaciones liberan y que los empleados pueden utilizar en otras tareas más interesantes (para la empresa y para ellos mismos).
Y todo eso es cierto, pero en ocasiones no se sabe detallar correctamente. Especialmente este último punto.
Nuestro cliente padecía un problema, y no de menor importancia, relacionado con ese último punto.
Ya hemos cuantificado cómo la realización de esa tarea tediosa y repetitiva ocupaba más de la mitad de las horas mensuales de la persona que la realizaba.
La realidad señalaba que cuando incorporaban a una persona nueva a esta tarea y una vez formada al respecto, entraba en una especie de rueda del hámster en la que el tedio daba paso al hastío y la desmotivación.
Esa desmotivación provocaba que fueran retrasando esa tarea, acumulándose así la cantidad de correos y facturas a procesar, lo que la hacía todavía más tediosa.
Conclusión: a los pocos meses, y visto que no se le asignaban tareas de mayor relevancia, abandonaba la empresa. Así, la empresa se veía obligada a iniciar el proceso de contratación de una nueva persona a la que había que formar, con los típicos errores o interrupciones de alguien que no conoce las distintas casuísticas de su nuevo cometido, con una acumulación de trabajo pendiente,…
Y esto se repetía una y otra vez.
La solución con Microsoft Power Automate
Para abordar el problema de procesamiento de facturas, implementamos Microsoft Power Automate.
La solución automatizada utiliza los siguientes pasos:
- Conexión a la cuenta de correo electrónico de la empresa en Outlook.
- Para cada proveedor, definir una lista de direcciones de correo electrónico autorizadas para la recepción de facturas.
- Obtener los correos electrónicos relevantes del buzón de correo, estableciendo filtros de selección para identificar aquellos con archivos de facturas.
- Para cada correo electrónico, extraer los archivos adjuntos y almacenarlos en una carpeta temporal.
- Identificar el número de factura, que a menudo se encontraba en el asunto o el nombre del archivo adjunto. Para hacerlo, se utilizó una combinación de reglas de búsqueda y transformación de texto para normalizar los números de factura.
- Buscar el número de factura en el sistema empresarial SAP a través de la transacción FBL1N: Partida individual acreedor. Si la factura no se encuentra en SAP, el proceso lo notifica a los empleados para investigar el problema.
- Si se encuentra la factura, entonces se adjuntan los archivos extraídos en la carpeta temporal y se completa el proceso de registro de la factura en SAP.
- Eliminar los archivos de la carpeta temporal y mover el correo electrónico a la carpeta «Procesados» o «No encontrados», según corresponda.
Ahora el tiempo medio de proceso por factura está estimado en 30 segundos, lo que significa que el tiempo mensual total dedicado al procesamiento de facturas es ahora de 16 horas y 40 minutos (50 horas menos al mes).
No es que esa persona tarde 50 horas menos, es el proceso el que tarda 50 horas menos en procesar todos los correos y sus facturas adjuntas. La persona encargada de ese proceso «únicamente» debe encargarse de aquellas que, por algún motivo, no han podido ser procesadas de forma automática.
Esto no solo significa una gran mejora en la eficiencia del proceso de gestión de facturas, sino que representa la posibilidad de que la persona encargada de ese proceso puede ahora dedicarse a realizar otras tareas más relevantes (para la empresa y para ella misma), ya que el procesamiento de facturas solo le ocupa unas pocas horas al mes.
Si tu empresa destina recursos a tareas repetitivas, es el momento de que inviertas en RPA, porque es posible que tu mejor fichaje sea esa persona que tenías ocupada en tareas tediosas y rutinarias, que añaden poco valor a la organización.
Existen muchos procesos susceptibles de automatización. Te ayudamos a descubrir dónde se encuentran las mayores oportunidades para tu empresa.
